POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS

La Política de Tratamiento objeto de emisión por parte de la sociedad KOALIMENTOS S.A.S., está regida bajo las directrices y lineamientos establecidos en el  Régimen de Protección de Datos Personales , asegurando un debido control y manejo de la información personal a nuestro cargo y en armonía con los principios y normatividad que regula la materia; en específico, conforme lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2.012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2.015, la sentencia C-748 de 2.011 y la Circular 002 de 2.015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES 

1.1. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DE TRATAMIENTO

Para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, KOALIMENTOS S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargado de tratamiento de Datos Personales, procede a extractar los datos de identificación y canales de información para recepción de consultas y reclamos:

1.2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

La presente Política tiene como finalidad publicitar los lineamientos y las directrices que enmarca el tratamiento de datos personales implementado por la encargada y/o responsable, garantizando el debido control de las bases de datos, archivos físicos y digitales bajo resguardo de KOALIMENTOS S.A.S.

En consideración a lo anterior, la Política de Tratamiento de Datos Personales extracta los mecanismos establecidos para ejercer el derecho al Habeas Data por parte de los titulares de la información, así como las medidas de seguridad implementadas en procura de su protección.

1.3. TITULARES BENEFICIARIOS DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a los siguientes titulares:

Usuarios finales: Definido como aquellos grupos de interés (proveedores y clientes) que tienen relación comercial con KOALIMENTOS S.A.S. en el ejercicio de su objeto social o cualquier actividad lícita asociada.

Personas vinculadas mediante contrato de trabajo con la sociedad KOALIMENTOS S.A.S. y, en general, cualquier titular de información, ya sea actuando a nombre propio o en calidad de representante legal, que con ocasión a las actividades que se encuentre vinculado con KOALIMENTOS S.A.S., se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

CAPITULO II

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EJERCIDO POR KOALIMENTOS S.A.S. 

2.1. BASES DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

Las bases de datos que son objeto de recolección y tratamiento por parte de la sociedad KOALIMENTOS S.A.S. se clasifican y definen como sigue:

2.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de KOALIMENTOS S.A.S., en su calidad de responsable y/o encargado, están sometidos a un proceso de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, en los términos que se advierten a continuación:

2.2.1 RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

KOALIMENTOS S.A.S. recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social y las obligaciones que tiene como empleador.

En función del objeto social, la información recolectada puede tener origen en el suministro vía encargo por grupos de interés (proveedores y clientes) con el fin de establecer las actividades necesarias para la ejecución de sus funciones. Las personas interesadas pueden consultar la información adicional directamente con los titulares o usuarios finales, en cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales.

2.2.2. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos recopilada por KOALIMENTOS S.A.S. o entregada vía encargo por grupos de interés, se encuentra en los servidores propios internos y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

2.2.3. USO DE DATOS PERSONALES

El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:

• Dar cumplimiento a las obligaciones convenidas con los grupos de interés para la efectiva comercialización de sus productos, y por efecto del encargo de información suministrada o por los datos recolectados de forma directa en condición de participante en el mercado de productos de su objeto social.
• Gestión y análisis contable sobre información financiera que permita generar perfiles de riesgo para la apertura de cupos y créditos a clientes.
• Gestión de estadísticas internas, reportes e informes en cumplimiento de las metas y objetivos comerciales por KOALIMENTOS S.A.S.
• Realización de procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.
• Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.
• Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.
• Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, datos privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa.
• Gestión de tareas básicas de administración y responder a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de KOALIMENTOS S.A.S.

2.2.4. CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

Por regla general, KOALIMENTOS S.A.S. no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de las obligaciones convenidas con clientes destinatarios del insumo ofrecido por KOALIMENTOS S.A.S., la sociedad puede entregar los datos personales recolectados vía encargo, a sus proveedores externos o aliados estratégicos que son contratados con esta finalidad específica, amparados en el literal e) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2016 que establece que se encuentra permitido la transferencia de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.

2.2.5. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoría, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo con los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos se realizará una vez se ha cumplido la finalidad de su obtención, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con KOALIMENTOS S.A.S. o con los clientes corporativos que actúan en calidad de responsables de la información; no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoría.

2.3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En relación a las bases de datos personales tratadas en calidad de responsable, KOALIMENTOS S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos y canales de comunicación garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.4. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

KOALIMENTOS S.A.S. tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente KOALIMENTOS S.A.S. ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

Políticas de Tratamiento de Datos Personales

• Acceso restringido por medio magnético y clave personalizada a archivos físicos y digitales.
• Restricción de información
• Controles de seguridad de información y restricciones para la validación de datos de salida 
• Controles para la disposición final de la información
• Restricción de usuarios para el acceso a la información personal
• Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal
• Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal
• Controles en el monitoreo de consultas de acceso a las bases de datos

2.5 OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE DATOS PERSONALES

Las empresas y/o personas externas a KOALIMENTOS S.A.S., que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de KOALIMENTOS S.A.S., deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

• Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

2.6. OBLIGACIONES DE KOALIMENTOS S.A.S. - EN CALIDAD DE ENCARGADO DE INFORMACIÓN

En lo relativo a la información suministrada a KOALIMENTOS S.A.S. vía encargo por los grupos de interés en virtud de una relación comercial o de trabajo, los responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información para el tratamiento de los datos personales por parte de KOALIMENTOS S.A.S., por lo que se presume que el responsable de la información cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que KOALIMENTOS S.A.S. lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

2.7. MANEJO DE COOKIES

Los sitios web de KOALIMENTOS SAS utilizan Cookies para registrar los datos anteriormente mencionados. Usted puede eliminar, rechazar o evitar el uso de dichas cookies, borrando las existentes o configurando su navegador e inhabilitando los códigos JavaScript en la configuración de seguridad que tiene su navegador.

Cualquier persona en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con el tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:

1. Ejercer su derecho de habeas data consistente en conocer, actualizar, rectificar, oponerse y cancelar las informaciones recogidas de ellas, en aquellos casos en que proceda.

2. Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado.
3. Ejercer las acciones que la ley reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.

Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a KOALIMENTOS SAS a través del correo electrónico koalimentos@gmail.com, dirigiéndose a la dirección web http://www.Koalimentos.co/habeas-data, o dirigiendo una comunicación a la Calle 16 # 59 31 Medellín, Antioquia Colombia. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.

Una vez KOALIMENTOS SAS reciba la solicitud, dará respuesta en el término legal de quince (15) días hábiles, el cual podrá ser prorrogado por ocho (8) días adicionales, previa comunicación a quien ha ejercido este derecho.

El tratamiento de los datos personales que realiza KOALIMENTOS SAS conforme esta política, se hará con base a la norma, procedimientos e instructivos adoptados por la empresa para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

CAPITULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES Y/O GRUPOS DE INTERÉS 

3.1. CONSULTAS Y RECLAMACIONES

Los titulares y/o grupos de interés de información podrán solicitar a KOALIMENTOS S.A.S. el acceso a su información personal que reposa en las bases de datos y cuentan con los canales de consulta definidos en la presente política para efectos de elevar consultas y reclamos respecto a sus datos personales. Las solicitudes y reclamos para presentar deben contener los mínimos requisitos establecidos en la Ley 1755 de 2.015 respecto a identificación, y serán objeto de respuesta en los términos previstos en la regulación legal citada.

3.2. DERECHOS PROPIOS DE LOS TITULARES

En razón a la protección legal establecida, los titulares de la información podrán ejercer ante KOALIMENTOS S.A.S. los derechos que se discriminan:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
• Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.
• Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de KOALIMENTOS S.A.S.
• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
• Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

3.3. RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en las bases de datos de KOALIMENTOS S.A.S.

3.4. CANALES DE ATENCIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DEL TITULAR

Para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares de la información y en lo referente a consulta, actualización, rectificación y supresión, KOALIMENTOS S.A.S. tiene habilitado a disposición de los titulares de información los siguientes canales de atención:

CAPITULO IV

DISPOSICIONES FINALES

4.1 MEDIDAS PERMANENTES

En el tratamiento de datos personales, KOALIMENTOS S.A.S. de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

4.2 VINCULATORIEDAD DE LA POLÍTICA

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con KOALIMENTOS S.A.S., deberá acatar la presente política. Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de procedimiento y políticas relativas a la protección de datos personales, dependiendo de cada caso en concreto.

4.3 CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

KOALIMENTOS S.A.S. garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en sus bases de datos

4.4. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del día primero (01) de Enero de dos mil veintitrés (2.024).

Firma

JUAN CAMILO DIAZ RIVERA 

C.C. 1.017.183.830 

Representante Legal
KOALIMENTOS S.A.S.